Quel guide faut-il suivre pour effectuer l’archivage papier en entreprise ?

Dans une entreprise, l’utilisation des papiers est courante malgré la digitalisation de certaines tâches. En effet, certaines entreprises et certains clients préfèrent les papiers afin de garder confidentielles quelques informations importantes. Toutefois, lorsque les papiers deviennent de trop, il est possible de procéder à leur archivage. Pour y parvenir, vous devez suivre un guide afin de respecter la réglementation qui régit l’archivage papier en entreprise, lisez cet article.

Les principaux documents susceptibles d’être concernés par l’archivage papier en entreprise ?

Au sein d’une entreprise, une diversité de documents et de pièces au format sont en circulation. Du coup, les sociétés ont la possibilité de faire de l'archivage papier en entreprise. Sachez tout de même qu’une archive papier n’est pas seulement un document ancien dont on veut se débarrasser. En effet, c’est aussi un document matériel ayant été produit durant l’exercice des différentes tâches d’une société. Ainsi, il est possible de qualifier d’archive un document créé au format papier. Dans une entreprise, différents types de documents sont éligibles à l’archivage. Au nombre de ces documents que vous pouvez archiver dans votre organisation, nous pouvons citer : 

● Les documents comptables ; 

● Les factures provenant des fournisseurs ; 

● Les factures adressées aux clients. 

Outre ces documents, les entreprises peuvent également procéder à l’archivage papier des documents commerciaux et des documents de gestion. Enfin, les documents relatifs aux différents investissements sont aussi éligibles à l’archivage papier en entreprise.

Quelle est la procédure à suivre pour faire de l’archivage papier en entreprise ?

Pour faire de l’archivage papier en entreprise, il est important de respecter la législation en vigueur. Selon cette dernière, toutes les entreprises doivent conserver leurs documents et les rendre accessibles tout en respectant les délais imposés. Lorsqu’on laisse le cadre légal, chaque société a aussi besoin de l’archivage pour une bonne gestion des informations. Lorsqu’un client a besoin de sa facture par exemple, l’entreprise doit pouvoir la lui rendre. De plus, si l’un des collaborateurs de l’entreprise désire visionner sa fiche de paye, il faut qu’il y ait accès. Par conséquent, c’est une absolue nécessité aux entreprises de veiller à ce que les principaux documents soient accessibles à tout moment. Pour effectuer l’archivage papier entreprise, vous devez faire appel à une agence spécialisée. Ce faisant, vous bénéficiez d’un service de qualité optimale avec le respect de la législation en vigueur.

Les solutions à adopter pour effectuer de l’archivage papier entreprise ?

Pour effectuer un archivage de bonne qualité, les entreprises peuvent adopter plusieurs solutions. Il est possible de mettre en place un service interne dédié à l’archivage papier au sein de l’entreprise. Cependant, cette solution demande un personnel qualifié avec de l’espace suffisant. Notez que l’internalisation de l’archivage papier en entreprise exige également de la sécurité, de l’accessibilité et des compétences techniques. Pour faire un archivage papier en interne, vous devez identifier les papiers à archiver. Ensuite, vous devez les mettre dans un espace sécurisé et accessible pour être conservés. Lorsque les délais de conservation des documents expirent, vous pouvez les brûler. Mais en ce qui concerne les documents relatifs à la mémoire de votre entreprise et au patrimoine, ils doivent bénéficier d’un archivage définitif.